Cum sa triplezi 3X eficienta unei echipe intr-o luna? - Studiu de caz in Romania

Publicat de UTILBEN27/02/2019

Ziua X -  29 Iulie 2016

Îmi aduc aminte cu emoție și bucurie de acea zi specială de 29 Iulie din anul 2016. A fost una dintre cele mai fericite zile din viața mea pentru mine ca și antreprenor.

Totul vibra de bucurie și emoție. Simțeam că puteam atinge cerul. Mă simțeam foarte recunoscător pentru echipa grozavă din care făceam parte și pentru faptul că aveam o viziune și o direcție clară legată de viitor. Simțeam că fac parte dintr-o echipă de super eroi.

Toți colegii erau cu zâmbetul pe față.

A fost ziua în care am depășit un record major pentru noi ca și echipă.

A fost prima lună din istoria Companiei când am atins un procent de conversie dintre CERERI și CONTRACTE de 6%. Timp de 8 ani nu am reușit să depășim 2%.

Atunci am învățat că secretul atingerii potențialului maxim al unei echipe este stabilirea unei ținte clare și măsurarea zilnică a progresului.

Care era provocarea noastră?

Problema era faptul că procentul nostru de conversie (raportul între cereri și contracte) era foarte mic, doar 2%. Aveam multe cereri însă finalizam puține contracte. Oamenii erau demoralizați și obosiți.

Ca și echipă, de 8 ani munceam din greu, însă nu reușisem să depășim acest procent de conversie. Am înțeles că problema era internă.

Munceam mult însă rezultatele erau mici.

Am înțeles că activitatea în sine nu însemna progres.

Asumarea responsabilității

Am înțeles atunci că responsabilitatea mea ca și lider este să aleg ținta și să mențin oamenii focalizați pe ea, că rolul meu ca și lider al unei echipe performante este:

  • Să aleg ținta (50% din timp alocat pentru gândire și strategie)
  • Să țin oamenii focalizați pe țintă (50% din timp alocat pentru lucru cu oamenii cheie)

O echipă performantă are nevoie de o viziune clară asupra țintei și de menținerea focusului pe țintă pentru a trece la următorul nivel de performanță.

Alegerea țintei

Am hotărât atunci că vrem să creștem procentul de conversie de la 2% la 5% într-un singur trimestru.

Acesta era un obiectiv major pentru că niciodată în istoria Companiei nu mai reușisem această performanță.

Știam că avem nevoie să facem asta pentru a putea progresa ca și echipă.

Planul de acțiune

Am avut o întâlnire cu echipa, în care le-am prezentat obiectivul de a crește procentul de conversie de la 2% la 5%.

Am discutat împreună cu echipa CE vom face, CUM vom face și DE CE este important să atingem acest obiectiv.

Am stabilit ținta și am făcut un plan.

Am hotărât împreună că ne vom întâlni ca şi echipă în fiecare dimineață timp de 15 minute pentru a discuta despre prioritățile fiecărui membru. Fiecare dintre noi îşi alegea cel mai important rezultat de livrat până a doua zi. Promisiunea zilnică este cel mai important rezultat pe care îl va livra fiecare membru al echipei. Aveam nevoie să ne asigurăm că rămânem focalizați pe obiectiv.

Am stabilit și câțiva indicatori de performanță pentru a măsura progresul: numărul de telefoane date de fiecare coleg, numărul de oferte trimise, numărul de contracte, valoarea contractelor și procentul de conversie.

Măsurarea progresului

Măsurarea progresului este un lucru extrem de important. Înainte, eu credeam că colegii noștri de la vânzări dau minimum 40 de telefoane pe zi. După ce am măsurat, am ajuns la concluzia că media era undeva la 20.

De asemenea am pus în fiecare birou câte un televizor pe care se afișau în timp real acești indicatori de performanță și un clasament al vânzătorilor.

Mi-am dat seama că echipa poate performa mult mai bine în contextul unui joc.

Oamenii buni trebuie recunoscuți.

De la Planificare la Acțiune

În acea lună mi-am mutat biroul împreună cu colegii de la vânzări.

În fiecare dimineață urmăream cifrele și discutam despre priorități și provocări împreună cu echipa.

În fiecare zi am analizat obstacolele care ne împiedică să alergăm la viteză maximă, şi ce ne oprește să alergăm la viteza dorită.

Fiecare coleg își alegea o promisiune zilnică și o îndeplinea până a doua zi.

Ne dădeam socoteală unii altora pentru rezultate și fiecare era responsabil să își îndeplinească promisiunea.

Oamenii care performau și care livrau rezultatele erau apreciați public.

Am eliminat atitudinea negativă și comentariile negative din echipă.

Cum mi-am menținut focalizarea și echilibrul ?

M-am simțit provocat și motivat să depășim un nou record ca și Companie. A fost nevoie să fiu foarte clar și să am încredere în mine și în oamenii din echipă.

Am creat un sentiment de siguranță și încredere în echipă. Oamenii se uitau la mine și trebuia să fiu un exemplu.

În fiecare dimineață mă trezeam la 5 AM pentru a mă clarifica și pentru a stabilii prioritățile.

Când îmi era greu, mă gândeam la viziune, la de ce facem ceea ce facem, de unde venim și încotro mergem. Aceasta mă motiva foarte tare și mă punea din nou pe drumul cel bun.

Cum am creat avânt și inerție în echipă? De ce e important să mărești viteza?

Pe măsură ce rezultatele începeau să apară, ne bucuram cu echipa și ne încurajam unii pe alții.

Faptul că rezultatele erau transparente și vizibile de către toți oamenii din companie a făcut ca oamenii să fie mai responsabili şi să îşi dorească să fie în topul clasamentului pentru ca să fie recunoscuți și apreciați de întreaga companie.

Am menținut oamenii focalizați pe țintă în fiecare zi și i-am motivat pentru a atinge acel obiectiv major.

Oamenii au înțeles că avem nevoie de progres și că trebuie să atingem un nou nivel de performanță pentru a ne fi mai uşor.

După ce am început să avem primele rezultate vizibile și procentul de conversie a început să crească de la 2% la 3%, oamenii s-au entuziasmat și au început și ei să creadă că este posibil să atingem ținta.

În fiecare zi am motivat oamenii pentru a atinge obiectivul major. Fiecare coleg își alegea o promisiune zilnică și o îndeplinea până a doua zi. Aceasta ne-a ajutat să creăm avânt și inerție în echipă.

Când ai avânt ca și echipă, nu mai ai timp să te plângi de probleme.

Când un tren stă pe loc și are în față 1 cărămidă îi va fi greu să treacă peste ea. La 100 km/oră în schimb, un tren ar putea spulbera un zid gros de 1 m.

Este grozav să faci parte dintr-o echipă care are avânt și inerție. Simți că totul este posibil și ești motivat datorită rezultatelor.

Pentru a avea avânt este nevoie ca toți oamenii din echipă să fie aliniați.

Pentru aliniere este important ca echipa să creeze contextul potrivit. Este nevoie de un mediu pozitiv, de siguranță, de încredere, în care oamenii să fie încurajați și în care fiecare să fie apreciat pentru contribuția adusă la performanța echipei.

Într-o echipă performantă este promovat și încurajat spiritul de învingător și atitudinea pozitivă. Oamenii au nevoie ca mai întâi să se poată imagina câștigători pentru a putea obține victoria.

Apoi am crescut la 4% și în final am ajuns la 6%.

Obiectivul nostru a fost să creștem procentul de conversie între cereri și contracte de la 2% la 5% și am atins 6% la finalul lunii.

Oamenii au început să aibă mai mare încredere în capacitatea lor de a livra rezultate și în capacitatea echipei de a atinge victoria.

De ce e important să demonstrezi echipei că poate să își depășească limitele?

Pentru prima dată în istoria companiei am reușit să facem un salt de la 2% la 6% la procentul de conversie. Aceasta înseamna practic triplarea cifrei de afaceri.

Toate acestea s-au realizat într-o singură luna în care ne-am concentrat pe progres nu pe activități.

Am înțeles atunci că în contextul potrivit, totul este posibil.

Am înțeles că este responsabilitatea mea ca și lider să aleg ținta, să creez contextul potrivit și să mențin oamenii focalizați pe țintă.

Celebrarea victoriilor

La finalul acelei luni am dat o petrecere cu toată compania. La finalul trimestrului am celebrat cu toată echipa la ARSENAL PARK, un parc de distracție cu tematică militară.

Victoriile trebuie celebrate, oamenii au nevoie să sărbătorească. Creierul nostru are nevoie de motivație.

Avem nevoie să știm că tragem tare și apoi sărbătorim. Celebrările trebuie să fie pe măsura rezultatelor livrate.

La UTILBEN muncim din greu și sărbătorim din greu.

Am înțeles că secretul echipelor performante stă în:

1. Stabilirea clară a țintei (următorul munte de cucerit)

2. Măsurarea progresului.

3. Celebrarea victoriilor.

4. Alegerea următoarei ținte relevante pentru planul pe 10 ani.

Progresul se face prin pași mici. Câte 1 singur obiectiv major de atins pentru fiecare echipă într-un trimestru.

Acest progres trebuie împărțit în acțiuni strategice și apoi măsurat cu ajutorul indicatorilor de performanță. Este nevoie de întâlniri zilnice de prioritizare și focalizare. Atingerea obiectivelor majore se celebrează după fiecare trimestru. Celebrarea oferă motivare echipei.

Fundamentele echipelor noastre performante:

1. Întâlnirea trimestrială

La fiecare trimestru ne întâlnim pentru a planifica următoarele 90 de zile.

Aici se face evaluarea ultimului trimestru, și se pregătește următoarea etapă. Se alege un singur lucru ca fiind obiectivul principal al următorului trimestru și alte maxim 5 priorități.

2. Întâlnirea lunară

Ne întâlnim lunar ca să planificăm luna ce urmează. Această întâlnire are ca scop revizuirea lunii trecute, asigurarea că suntem în grafic cu planul pentru trimestru, și planificarea lunii care urmează.

3. Întâlnirea zilnică

În fiecare dimineață toți oamenii din fiecare echipă participă la o întâlnire de 15 minute care îi pune pe toți pe aceeași pagină. Scopul întâlnirii zilnice este să ne stabilim prioritățile și să ne asigurăm că lucrurile merg în direcția aleasă.

4. Antrenamentul lunii

În fiecare lună alegem o zi dedicată învățării. Cu toții știm cât de importantă este învățarea pentru creșterea Companiei.

De aceea este atât de important într-o companie să existe o zi pe lună în care tot ceea ce se face este să se învețe lucruri noi.

Cum construiești o echipă performantă?

  • Cooptează oameni de valoare
  • Creează un mediu de încredere și siguranță
  • Alege obiective mărețe care să entuziasmeze echipa
  • Măsoară progresul
  • Antrenează-te tot timpul!

Formarea unei echipe performante este cea mai importantă lecție de învățat în arta conducerii.

Este clară ținta?

Scopul - Viziunea - Misiunea, sunt articulate? Sunt în scris? Comunici constant viziunea? Înțeleg liderii viziunea?

Unde nu există viziune oamenii sunt pierduți. Unde viziunea nu este clară oamenii sunt frustrați.

Există o strategie clară în direcția scopului și a viziunii?

Este măsurat progresul?

În echipa ta, care sunt mecanismele de verificare a progresului?

Cum te asiguri că se ating rezultatele? Cum evaluezi progresul?

Ai un sistem clar care să includă indicatori de performanță?

Lecții învăţate din creșterea eficienței unei echipe:

  • Secretul atingerii potențialului maxim al unei echipe stă în stabilirea unei ținte clare și măsurarea zilnică a progresului.
  • Activitatea în sine nu înseamnă progres.
  • Responsabilitatea unui lider este să aleagă ținta și să mențină oamenii focalizați pe ea.
  • Timpul unui lider eficient este împărțit în: 50% din timp pentru gândire și strategie și 50% din timp alocat pentru menținerea oamenilor focalizați pe țintă.
  • Oamenii buni trebuie recunoscuți. Oamenii care performează și livrează rezultate trebuie apreciați public.
  • Când îți este greu ca și lider, gândește-te la viziune, la de ce faci ceea ce faci, de unde vii și încotro mergi.
  • Oamenii trebuie menținuți focalizați pe țintă în fiecare zi și motivați pentru a atinge ținta.
  • Când ai avânt ca și echipă, nu mai ai timp să te plângi de probleme.
  • Am înțeles atunci că în contextul potrivit, totul este posibil.
  • Progresul se face prin pași mici. Câte 1 singur obiectiv major de atins în fiecare trimestru.
  • Victoriile trebuie celebrate, oamenii au nevoie să sărbătorească. Creierul nostru are nevoie de motivație.
  • Unde viziunea nu este clară oamenii sunt frustrați.
  • Formarea unei echipe performante este cea mai importantă lecție de învățat în arta conducerii.

Concluzii

Într-o lume cu așa de multe provocări și nesiguranță, este foarte valoros să ai claritate și structură în gândire. Să știi de ce faci ceea ce faci, de unde vii, încotro te îndrepți.

Este critic să ai ținte clare și un mecanism de măsurare a progresului.

În contextul potrivit totul este posibil.

Vă doresc mult succes în dezvoltarea de echipe performante care să transforme România!

Despre noi

Povestea echipei UTILBEN a început în urmă cu 12 ani de la un vis frumos, fără resurse, fără oameni, dar cu multă pasiune și perseverență.

Suntem acum o echipă de 40 de tineri pasionați de excelență. Echipa de super eroi este cel mai important activ al Companiei și suntem foarte mândrii de asta.

Am ajuns să fim recunoscuți ca și principalul importator de utilaje grele second hand din România și ne dorim să ajungem numărul 1 în Europa.

Vrem să contribuim la o mare schimbare în România. Vrem să vedem România transformată prin afaceri făcute cu INTEGRITATE și CARACTER. Credem că se pot face afaceri prospere și fără CORUPȚIE.

Scopul nostru este să contribuim la transformarea României prin afaceri făcute cu integritate și caracter.

Viziunea UTILBEN  este ca 1 din 10 utilaje grele folosite în Europa să fie vândut și servisat de noi.

Misiunea noastră este să creăm un mediu de creștere și dezvoltare prin care să adaugăm intenționat valoare oamenilor.

Vrem să creăm un mediu de creștere și dezvoltare pentru tinerii din România.

Suntem hotărâți să creăm o companie grozavă în care oamenii să vină și să se implice pentru că sunt pasionați și pentru că iubesc ceea ce fac.

Visăm ca România să devină o țară în care alți tineri din Europa să își dorească să vină să trăiască și să muncească.


Cu respect, echipa UTILBEN!


Contacteaza-ne

Sunt de acord cu Utilben Termeni si Conditii

Comentarii 0 Comentarii

( Intra in cont pentru a adauga un comentariu. )