Procesul de digitalizare - Obstacolele care stau în calea digitalizării

Intuiția nu este suficientă în business. Nici experiența nu mai este de ajuns. Sau gradul de specializare și studiile. Avem nevoie de date și informații. Primul pas este să identifici ce date ai nevoie, apoi să le centralizezi și, în cele din urmă, să analizezi aceste informații. 

Conform unui studiu asupra mediului antreprenorial, 98,6% dintre manageri aspiră către o cultură bazată pe date, însă doar 32,4% dintre aceștia reușesc să implementeze un proces de digitalizare în organizațiile lor.

Claritatea modelului de afaceri duce la claritatea rezultatelor.

Trebuie stabilită o strategie limpede și o direcție explicită de business. Dacă nu cunoști sau nu înțelegi rezultatele fiecărui departament din organizația ta, atunci nu poți evolua. Trebuie să lucrezi pe rezultate, de la modelul descriptiv de analizare a rezultatelor, la modelul predictiv. Mai exact, să nu mai vorbim despre ce s-a întâmplat ieri și să discutăm despre ce se va întâmpla mâine.

Un alt obstacol care stă în calea dezvoltării este lipsa proceselor și procedurilor care să rezulte într-un progres al afacerii. Într-o societate, pentru ca lucrurile să funcționeze și pentru ca viața să decurgă normal, este nevoie de un sistem moral, administrativ, juridic și tot ce ține de o conviețuire armonioasă. Același lucru trebuie să se petreacă și într-o companie. Să se stabilească procese și proceduri clare, pe care toți angajații să le urmeze.

Lipsa de informare și cunoaștere este o barieră care poate fi eliminată prin deschidere și comunicare. Digitalizarea trebuie proclamată, noul statut data-driven al companiei trebuie anunțat cu surle și trâmbițe! Toți angajații, de la primul până la ultimul, trebuie să cunoască ce presupune noua stare de fapt și trebuie să fie atent informați asupra schimbărilor survenite în organizație. Afacerea poate merge înainte doar în momentul în care toată lumea a luat la cunoștință procesele și procedurile care vor fi implementate și fiecare angajat își cunoaște rolul și responsabilitățile. Gândește-te la mecanismul complex al unui ceas și imaginează-ți că fiecare rotiță sau componentă a acestuia este un subaltern de-al tău. Dacă una nu funcționează, secundarul stă nemișcat. Iar noi vrem ca afacerea să meargă ceas!

O frână în calea progresului este lipsa înțelegerii rezultatelor digitalizării.

Odată cu implementarea culturii data-driven, recompensele nu vor întârzia să apară. De la eficientizarea timpului, la automatizarea muncii. Dar aceste rezultate pozitive trebuie explicate oamenilor și importanța lor trebuie demonstrată. Chiar dacă pare un lucru de la sine înțeles, tu, în calitate de lider al organizației, ești responsabil de promovarea digitalizării. Cade în sarcina ta să îi faci pe oameni să conștientizeze cât de important este ca organizația să devină data-driven și să realizeze că și ei vor avea de câștigat. Își vor face viața și munca mai ușoare.

O piedică majoră în calea digitalizării este lipsa fondurilor.

O companie nu devine data-driven peste noapte sau fără efort. Acest proces presupune alocarea de sume importante atât pentru partea de software și hardware, cât și pentru resursele umane. Găsirea specialiștilor, a analiștilor de date este o componentă esențială. Trebuie să porniți la drum cu un buget consistent și să nu faceți rabat la calitate. Nici în ceea ce privește oamenii, și nici în ceea ce privește infrastructura informatică. Rezultatele obținute sunt direct proporționale cu banii investiți. Digitalizarea și automatizarea nu sunt ieftine, dar produc beneficii pe termen lung și foarte lung.

Am vorbit de factorul uman și întărim această idee pentru că lipsa oamenilor care să gândească în procese poate împiedica întregul demers de digitalizare. Trebuie să ai în companie analiști de business, dacă nu chiar un departament specializat care să acopere acest gol. Trebuie să ai angajați care să înțeleagă ce înseamnă să lucrezi cu date și care să aprecieze importanța informațiilor. Informaticienii sunt la mare căutare și ai nevoie de ei pentru a lucra cu programele informatice, pentru a-i învăța și pe alții cum să facă asta și pentru a fi acolo când o platformă sau un sistem dă greș. Pentru că, știm prea bine, orice software este vulnerabil și are nevoie de mentenanță constantă.

Rezistența angajaților la schimbare este inevitabilă.

Este o trăsătură înnăscută a multora dintre noi. Ieșirea din starea de confort, din rutină, nu se face cu una, cu două. Este nevoie de timp pentru ca toți oamenii tăi să se obișnuiască, să se acomodeze cu tehnologia și să ajungă să îndrăgească digitalizarea. Este o relație care trebuie dezvoltată organic și armonios. De-abia după o perioadă, angajații tăi vor utiliza la capacitate maximă toate resursele și avantajele digitalizării.

Odată cu trecerea timpului, vei constata poate că procesele și procedurile nu sunt compatibile cu unele programe sau platforme informatice implementate. Va trebui să ajustezi unele aspecte sau chiar să le schimbi din temelii. Trebuie să fii flexibil și să nu te temi să inovezi. Componentele hardware și software evoluează de la o zi la alta și e bine să fii la curent cu ultimele tehnologii și să profiți de dezvoltarea tehnologică. Așadar, dacă programele informatice nu corespund cu procesele și procedurile stabilite, schimbă-le.

Așa cum am conchis și în articolele precedente din seria „Procesul de digitalizare”, comunicarea este primordială pentru ca organizația ta să devină data-driven. Este necesară o comunicare clară între conducere, analiștii de business și informaticieni. Pe scurt, departamentele Top Management, Business Intelligence și IT trebuie să fie perfect aliniate. O colaborare strânsă între cele trei este cheia succesului. Totodată, în cultura organizațională a companiei, trebuie introdus noul mod de a lua decizii bazat de date. De exemplu, așa cum știm că de Crăciun avem în fiecare an o petrecere a companiei, trebuie să știm și să asimilăm acest nou mod de guvernare. Totul, pe bază de date.

Trebuie să fim sinceri cu noi înșine și să recunoaștem că, în România, suntem încă la început la capitolul digitalizare, mai ales când vine vorba de marketing și vânzarea de servicii și produse. Trebuie să facem pași repezi în direcția digitalizării propriilor afaceri, dar și administrației publice. Nu mai este timp de pierdut și trebuie acționat imediat. Este nevoie de investiții în date, digitalizare și automatizarea proceselor de business, dacă vrem să avem un viitor mai luminos.

Ruben Marian

CEO și fondator al companiei data-driven UTILBEN