Drumul companiei UTILBEN spre digitalizare. Prezentarea unei povești de succes, pas cu pas

Povești de digitalizare

Digitalizarea este unul dintre termenii care nu trebuie să lipsească din vocabularul unui antreprenor. Lumea afacerilor continuă să se digitalizeze cu o viteză impresionantă, depășind o mulțime de bariere și definind noi modele de business. Este o transformare inevitabilă pentru a supraviețui în această lume din ce în ce mai digitală.

În ultimii ani, acest val al transformării digitale și-a făcut simțită prezența și în UTILBEN, prin diverse schimbări care au luat amploare, încetul cu încetul, și ne-au ajutat să lucrăm mai eficient. Dorim să împărtășim câteva dintre principalele povești de digitalizare prin care au trecut cu brio echipele noastre. Vei afla cum am lucrat înainte și cum lucrăm acum. Dar, mai mult decât atât, cei descoperi ce anume ne-a făcut să credem cu tărie că digitalizarea este unul din factorii cheie ai progresului companiei noastre.

În următoarele rânduri, câțiva dintre membrii echipei UTILBEN îți vor prezenta propria lor experiență de digitalizare, prin rememorarea motivelor pentru care au decis că este nevoie de o schimbare. Totodată, vom vorbi despre ce pași am urmat și care sunt rezultatele implementării digitalizării.

Ruben Marian, fondator și CEO al companiei UTILBEN.

Trecerea de la Excel la CRM.

„Îmi aduc aminte când foloseam Excel-ul în managementul proiectelor de vânzări și managementul relației cu clienții. Notam toate datele și observațiile după discuțiile avute în tabele Excel. Eram mulțumiți că putem introduce datele foarte ușor și rapid într-un singur rând, ce conținea toate datele referitoare la o cerere și un client.

Introducem informații despre cerere, specificații tehnice, date de contact, stadiul vânzării, observații, data cererii, data ofertării, data follow-up-ului, statusul actual și următorul pas. Foloseam diferite coduri și culori pentru diferențierea stadiilor, alături de utilizarea multiplelor filtre, pentru a putea gestiona datele. Era foarte greu de urmărit care este stadiul fiecărui proiect și care sunt următorii pași. Nu puteam să ne dăm seama care sunt piedicile și ce trebuia îmbunătățit la sistemul existent.

Cât timp echipa noastră a fost compusă din 3-4 vânzători, am reușit să lucrăm fiecare în propriile fișiere, apoi să centralizăm datele într-un document comun. După ce am crescut la 10 vânzători, Excel-ul s-a dovedit a fi un sistem depășit pentru nevoile noastre. Devenise deja foarte dificil să facem managementul vânzării, al clienților și să urmărim eficient procesul de vânzare.

Când am implementat CRM-ul în cadrul companiei, echipa noastră de vânzări a arătat o oarecare reticență vizavi de acesta, deoarece introducerea datelor lua mai mult timp. Era nevoie să respectăm diferite proceduri și ordinea în care se introduc datele, iar acest lucru i-a pus pe colegi în dificultate.

Pentru a ne face munca mai ușoară, am contactat un consultant extern, care ne-a învățat cum să lucram mai eficient cu CRM-ul și cum să implementăm procedurile, pas cu pas.

Astfel, echipa a văzut rapid avantajele unui sistem CRM și s-au lămurit că acest sistem le va eficientiza munca. Erau încântați că pot să își gestioneze mult mai bine relația cu clienții, că au posibilitatea să își creeze contacte în funcție de companie, că pot să își facă stagii de vânzare. De asemenea, au observat și apreciat posibilitatea de a-și face planificări în calendar, cu memento-uri, și prioritizarea muncii în funcție de șansele de vânzare. Toate acestea i-au convins că merită efortul.

Astăzi, CRM-ul este o componentă esențială, care ne ajută foarte mult la gestionarea relației cu potențialii clienți și clienții existenți, precum și cu managementul procesului de vânzare. Datele din CRM sunt conectate la softul de ofertare, softul de comunicare structurată și softul de raportare. Astfel, primim date în timp real, statistici și informații utile, date care ne ajută să înțelegem care sunt șansele de vânzare și să facem previziuni corecte. Practic, ne oferă date clare în baza cărora putem lua deciziile corecte.”

Sergiu Rotaru, business intelligence analyst UTILBEN.

„Vă voi vorbi despre trecerea de la indicatori cheie, măsurați manual și introduși în Google Sheets, la un sistem automatizat de Business Intelligence, cu ajutorul platformei Tableau.

În perioada în care UTILBEN avea până în 30 angajați, adică în urmă cu aproximativ 2 ani, îmi aduc aminte că exista un fișier Google Sheets, cu mai multe tab-uri, în care fiecare căpitan de echipă completa principalele KPI-uri aferente echipei sale. La vremea aceea, eu lucram ca responsabil marketing și aveam misiunea de a mă asigura că indicatorii sunt completați în fiecare lună și în mod corect.

Căpitanii erau nemulțumiți că petreceau mult timp pentru realizarea filtrelor în sistemele digitale și pentru obținerea indicatorilor de performanță. Iar după ce măsurau manual toți indicatorii, nu le mai rămânea timp să interpreteze și să înțeleagă imaginea de ansamblu. De asemenea, unii indicatori nici nu puteau fi măsurați, deoarece nu puteau fi obținuți printr-un simplu filtru în sistem. Fișierul se completa cu erori umane, iar, dacă doream să vedem indicatorii pe săptămână, trimestru etc. sau după anumite filtre, ne lua și mai mult timp să facem acest lucru. Era foarte greu să identificăm care sunt tendințele, valorile extreme sau diverse corelații, doar analizând un tabel plin de cifre.

De asemenea, atunci când managementul avea nevoie de răspunsuri la întrebări specifice, era foarte greu să cumulezi toate datele din mai multe surse în Google Sheets și să obții un răspuns relevant pentru suportul decizional. Petreceam mult timp pregătind și analizând date, iar vizualizarea acestora era foarte deficitară. 

Pasiunea și dedicarea mea pentru Business Intelligence a început atunci când mi-am adresat întrebarea: Se poate realiza analiza datelor mai bine de atât, într-un mod automatizat? La prima căutare pe Google, am găsit platforma Tableau. Am descărcat varianta de test și am descoperit că era foarte ușor sa te conectezi la o bază de date sau la mai multe, să faci niște calcule și grafice interactive. M-am îndrăgostit pe loc de funcționalitatea “drag-and-drop” pe care o oferă Tableau. După mai multă cercetare, mi-am dat seama că ar fi foarte util de implementat acest software de Business Intelligence și în cadrul UTILBEN. Timp de aproximativ o jumătate de an, am descărcat mai multe versiuni trial și am învățat programul cu ajutorul Tableau Public - o versiune gratuită și publică a acestui program -, ca să fiu pregătit să conving managementul de utilitatea acestuia. După mai multe prezentări de grafice și dashboard-uri către colegi și management, i-am convins că acest software ne-ar putea economisi timp și bani și ne-ar putea ajuta să analizăm și să înțelegem mai rapid datele, să maximizăm utilizarea lor.

Top Managementul m-a susținut și încurajat să începem implementarea treptat a mai multor licențe Tableau în UTILBEN. Am început, astfel, să construim sistemul de Business Intelligence la UTILBEN. Am luat fiecare echipa în parte, am construit grafice și dashboard-uri pentru indicatorii cei mai importanți, care, inițial, erau măsurați manual, în Google Sheets. În mai puțin de 1 an, am reușit să automatizăm principalii indicatori pentru majoritatea echipelor din UTILBEN. Am lucrat foarte mult cu liderii fiecărei echipe, cu Top Managementul și echipa IT, astfel încât să identificăm principalii indicatori de performanță și să structurăm cât mai bine graficele și dashboard-urile din Tableau Online, un website dedicat UTILBEN, în care publicam toate analizele create. După ce terminam automatizarea în cadrul unei echipe, comunicam rezultatele tuturor din firmă, astfel încât toți angajații să înțeleagă ce se poate realiza. A fost și este o tranziție lină, din prezent spre viitor. În acest fel, am obținut rezultate imediate și această transparență și notorietate a convins și celelalte departamente să se alăture mișcării de automatizare a analizei datelor.

Încă nu am reușit să ajungem la un sistem final de analizare a datelor. Cu toate acestea, este foarte important să începi cu ceva mic, iar, apoi, în urma răspunsurilor primite, poți să schimbi, să îmbunătățești și să construiești mai departe. Referitor la grafice, mai întâi prezentam căpitanilor și managementului grafice cât mai simple, pe care le-au văzut și în alte părți, pentru a fi mai ușor de înțeles. În prezent, putem construi grafice și mai elaborate, deoarece echipele noastre au acumulat cunoștințele de bază pentru explorarea și interpretarea graficelor din sistemul Tableau UTILBEN.

Mă bucur că acum suntem în faza în care managementul și căpitanii știu unde să caute cifre legate de performanța lor, rezultate și procese. Nu mai trebuie să investească timp în colectarea și măsurarea statisticilor și indicatorilor în mod manual, ci pot să exploreze și să înțeleagă acești indicatori foarte rapid, doar uitându-se în dashboard-urile din Tableau Online.

De asemenea, dacă trebuie să luăm o decizie, ne este mai ușor și putem analiza rapid informațiile necesare, în datele explorate cu ajutorul Tableau.

În concluzie, cu ce ne ajută Tableau, sistemul de Business Intelligence?

·         Rapiditate în conectarea la surse de date, unificarea acestora, crearea graficelor și dashboard-urilor interactive, precum și oferirea de suport decizional. Este foarte important să putem lua decizii rapid, bazate pe date relevante din cât mai multe surse, externe și interne. Putem fi cu un pas înaintea concurenței, putem înțelege mai bine nevoile și comportamentul clienților.

·         Structură clară și centralizată a indicatorilor de performanță, analizelor de date. Fiecare echipă știe mereu unde găsește anumite cifre de interes. Accesul rapid la informațiile importante este esențial pentru a lua o decizie, a conștientiza o situație actuală, a identifica oportunități de noi produse, eficientizări etc.

·         Automatizare și reducerea costurilor. Din moment ce ai creat un grafic sau dashboard, nu trebuie să mai schimbi nimic la acesta. Trebuie doar să te asiguri că sursa de date nu se schimbă sau că este utilizat la maximum de către echipele care au nevoie de el. Analiza creată se actualizează cu noile date în mod automat. Acest aspect îi ajută pe angajați să economisească timp, timp pe care îl pot investi în decizii, nu în măsurarea manuală a cifrelor.

·         Înțelegere profundă a datelor. Prin analiza unui grafic sau dashboard, în loc de un tabel plin de cifre, putem să descoperim tendințe, valori extreme, tipare, corelații, să explorăm în detaliu fiecare indicator. Un tabel nu poate să ne ofere aceste lucruri valoroase.

·         Decizii mai bune. Prin date colectate cu acuratețe și dashboard-uri live sau actualizate automat în fiecare oră, managementul nu trebuie să aștepte ore sau zile întregi ca să obțină un raport actualizat. Pot să desfășoare întâlniri cu clienți, parteneri, colegi, fiind informați și pregătiți pentru a lua decizii bazate pe date, pe realitate.

·         Experiența clienților îmbunătățită. Prin analizarea datelor despre clienți, știm care le este comportamentul în interacțiunea cu UTILBEN, cu produsele noastre, angajații noștri. Îmbunătățim constant experiența lor cu ajutorul sistemului Business Intelligence UTILBEN.

Acum, când o parte din angajați s-au familiarizat cu explorarea datelor și au înțeles avantajele sistemului Business Intelligence, vrem să îi educăm să își creeze propriile analize cu Tableau. În momentul de față, creatorul analizelor în Tableau sunt eu, iar colegii sunt consumatori, exploratori de analize în Tableau Online. Ne-am dat seama că am putea accelera circulația informațiilor valoroase din interiorul companiei, dacă am educa exploratorii să devina creatori de analize. Treptat, trecem dintr-o etapă în alta a sistemului Business Intelligence. Cu pași mici, dar siguri, cu o strategie precisă și o viziune clară.

Toate aceste implementări și dezvoltări ale sistemului de Business Intelligence nu ar fi posibile fără sănătatea organizațională a mediului de lucru UTILBEN. Faptul că putem veni cu soluții la probleme, că putem să învățăm din greșeli, că putem colabora eficient între echipe, că suntem încurajați și susținuți ca angajați să implementăm ideile și soluțiile găsite, toate reprezintă cheia oricărui proiect de digitalizare, și, de fapt, a oricărui proiect UTILBEN.”

În articolele următoare, vom reveni cu alte două povești despre digitalizarea UTILBEN. Rămâi cu noi, pentru a afla cum ne-am schimbat sistemul de ofertare și cum ne-am automatizat o mare parte din activități.

UTILBEN este o companie în continuă ascensiune, iar succesul nostru se datorează super-eroilor care formează această mare familie, așa cum ne place să ne numim. Doar în ultimul an, ni s-au alăturat 30 de specialiști în domeniul utilajelor și ne dorim să continuăm acest trend de creștere. Vrem să recrutăm oameni cu experiență în crearea și dezvoltarea de afaceri, manageri de top care să conducă divizii specializate din cadrul UTILBEN ca pe propria lor companie. Căutăm lideri care să își asume responsabilitatea pentru reinventarea liniilor noastre de After-Sales, Agri Business și Spare Parts. Toate detaliile le găsiți pe pagina noastră de cariere https://www.utilben.ro/careers.